Vrijwilligers toolkit
BEZINNEN
Veel sportclubs hebben het karakter een organisatie te zijn dóór en voor leden.
Zij zijn afhankelijk van de inzet van enthousiaste vrijwilligers. Kijk voordat de club gaat werven kritisch naar de eigenorganisatie. Wie en wat zijn we, waarom werken we met vrijwilligers, wat hebben we vrijwilligers te bieden en wat vragen we van hen?
1. AANLEIDING VRIJWILLIGERS WERVEN
De organisatie van een sportclub bestaat uit veel vrijwilligers. Bij het werven van nieuwe vrijwilligers is het belangrijk duidelijk inzichtelijk te hebben wat de aanleiding is: waarom ben je op zoek naar een nieuwe vrijwilliger en welke taak dient hij of zij op te pakken?
2. ORGANISATIE VRIJWILLIGERS (WERVEN)
Een goede en sterke invulling van de vrijwilligersorganisatie kost tijd en energie. Het is aan te raden goed na te denken over wie deze werkzaamheden gaat oppakken. Daarnaast is het vastleggen van vrijwilligersbeleid noodzakelijk om helderheid te creëren omtrent het vrijwilligerswerk in de club.
3. ACHTERBAN/NETWERK
SportUtrecht stelt: ‘het is van belang het gesprek aan te gaan met potentiële vrijwilligers’. Maar wie zijn de potentiële nieuwe vrijwilligers? Breng als sportclub de achterban in kaart.
4. VISIE OP VRIJWILLIGERSWERK EN DE SPORTCLUB
Visie op vrijwilligerswerk is benodigd, omdat de organisatie van de sportclub veelal bestaat uit vrijwilligers. Stel jezelf de vraag waarom je met vrijwilligers werkt en waar je als club voor staat. Wat is jouw DNA en hoe definieer je de clubcultuur? Waarom zouden vrijwilligers speciaal bij jouw club iets willen doen?
5. FUNCTIE- EN TAAKOMSCHRIJVING
Voordat de sportclub vrijwilligers gaat werven is het van belang dat je inzichtelijk hebt welke functies er zijn en wat onder deze functies wordt verstaan. Belangrijk is dat elke taak goed omschreven wordt, zodat potentiële vrijwilligers weten wat van hen wordt verwacht.
6. WAT HEEFT DE SPORTCLUB TE BIEDEN?
Zet op een rijtje wat de sportclub heeft te bieden. Maak daarbij gebruik van de kennis en ervaring van bestaande vrijwilligers. Maak daarbij onderscheid tussen vaste vrijwilligers en incidentele vrijwilligers. Denk hierbij aan onkostenvergoeding, beloningen, certificering, begeleiding, werk dat past bij de kwaliteiten en wensen.
BINNENHALEN
Het vinden van vrijwilligers kan een uitdaging zijn. Wat heb je als sportclub een vrijwilliger te bieden? Waarom wil de vrijwilliger zijn kostbare tijd juist aan jouw club besteden? Verplaatsen in een potentiële vrijwilliger levert verrassende inzichten op en vormt de basis voor succesvolle werving.
1. ZELFANALYSE (BEZINNEN)
Voordat de sportclub aan de slag gaat met vrijwilligers werven is het van belang dat er een zelfanalyse van de club aan vooraf gaat. Bewustwording van het ‘probleem’ en de eigen club is de basis van een goede wervingscampagne. De sportclub heeft zicht op de sterke en zwakke punten, op kansen en bedreigingen. Wat wil de sportclub op korte én lange termijn.
2. DOELSTELLINGEN
Wil de sportclub voor de start van het nieuwe seizoen de vacature voor penningmeester ingevuld hebben? Of heeft de club hulp nodig bij kantinediensten? Bepaal zo nauwkeurig mogelijk wat je met de wervingsactie wilt bereiken.
3. DOELGROEPEN EN MOTIVATIES
Het is van belang om eerst te bedenken voor welke taken of activiteiten de sportclub iemand zoekt. Als de sportclub nieuwe vrijwilligers wilt aantrekken, wie gaat de club daarvoor benaderen?
4. LAAT IEDEREEN WETEN DAT DE CLUB VRIJWILLIGERS GAAT WERVEN
Beperk het werven van nieuwe vrijwilligers niet tot een taak voor 1 of 2 personen. Zorg dat iedereen binnen de sportclub er zich verantwoordelijk voor voelt. Werving wordt hierdoor een houding van allemaal en geen beperkte taak van een select groepje mensen die er eens per jaar mee aan de slag gaat.
5. BOODSCHAP
Wat wil de sportclub overbrengen? Wat heeft de club de potentiële vrijwilligers te bieden? Waarom zijn deze vrijwilligers nodig? Essentieel bij de werving is dat de club bij het formuleren van de boodschap probeert de wereld door de ogen van de doelgroep te bekijken.
6. COMMUNICATIEMIDDELEN
Een boodschap moet ook nog worden verzonden. En op zo’n manier dat het werkelijk binnenkomt bij de doelgroep. Waar zitten de potentiële vrijwilligers? Via welke weg bereikt de sportclub ze?
7. ORGANISATIE EN BUDGET
Wanneer de club de vorige onderdelen heeft doorlopen dan is de club zover om met het organiseren van de werving te beginnen. De club gaat zorgen voor de praktische randvoorwaarden om de werving soepel te laten verlopen De laatste stap betreft de vragen: Wie doet het, wanneer en hoeveel mag het kosten?
8. EVALUATIE EN RESULTAAT
Hoe bepaalt de club het resultaat? Bedenk hoe bepaald gaat worden wat de plannen hebben opgeleverd en hoe ze zijn uitgevoerd. Dit is van belang, vooral om het een volgende keer (nog) beter te kunnen doen en bijvoorbeeld niet in dezelfde valkuilen te stappen.
9. GESCHIKTE VRIJWILLIGER?
Wat als de club een goede gemotiveerde vrijwilliger aan de poort heeft staan, maar geen geschikte klus voor hem of haar heeft? Stuurt de club de vrijwilliger dan weer naar huis? SportUtrecht adviseert de club om flexibel op te stellen en creatief te zijn in het creëren van nieuwe klussen. Bespreek dit samen en wees creatief in het vinden van oplossingen.
BEGELEIDEN
Indien mensen bij het persoonlijk benaderen om een vrijwilligersfunctie in te vullen “ja” hebben gezegd, kan je als sportclub niet achterover leunen. Het echte werk begint nu pas. Voor het behouden van de vrijwilligers is het belangrijk dat zij zich thuisvoelen op de club en dat ze een contactpersoon hebben waar zij voor vragen of feedback terecht kunnen. Het begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers is belangrijk.
1. LEER ELKAAR KENNEN, WERK DE VRIJWILLIGER IN EN MAAK AFSPRAKEN
Zorg dat de nieuwe vrijwilligers binnen korte tijd aan de slag kunnen en kennis hebben gemaakt met de sportclub. Duurt dit te lang, dan is de kans groot dat je hen al kwijt bent voor ze begonnen zijn. Heb daarbij aandacht voor de beleving en de motivatie van de vrijwilliger. Leer hem of haar goed kennen, de persoon achter de vrijwilliger.
2. ZORG VOOR EEN BEGELEIDER
Een vrijwilliger moet tijdens zijn vrijwilligerswerk met vragen of problemen bij iemand terecht kunnen. Zorg voor een vaste begeleider die fungeert als aanspreekpunt.
3. MOTIVEREN
Het begeleiden van een vrijwilliger is ervoor zorgen dat hij of zij het werk kan verrichten. Motiveren is de sleutel naar een tevredenheid. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de intrinsieke motieven van vrijwilligers.
4. OPLEIDEN EN ONTWIKKELINGSMOGELIJKHEDEN
Belangrijk binnen het begeleiden van vrijwilligers is het zorgen dat zij hun taken goed kunnen uitvoeren. Het is goed om in kaart te brengen wat de sterke en minder sterke kwaliteiten van een persoon zijn. Maak bespreekbaar waar de wensen tot persoonlijke ontwikkeling liggen.
5. EVALUEER REGELMATIG
De evaluatie van vrijwilligers moet ervoor zorgen dat de vrijwilligers hun taken goed en met plezier blijven vervullen. Een evaluatie is een goede gelegenheid om mensen aan het woord te laten over hun persoonlijke ervaringen en verwachtingen. Het is belangrijk om met deze feedback ook iets te doen. Blijf met elkaar in gesprek en zorg voor terugkoppeling.
BELONEN
Vrijwilligerswerk doen mensen niet voor niets. Waardeer de inzet van vrijwilligers: zij vormen het grootste kapitaal van de club. Vergelijk het met een bedrijf. Daar willen medewerkers zich ook gewaardeerd en gehoord voelen. Vrijwilligers die tevreden weggaan zijn de beste ambassadeurs voor de sportclub en de aanwas van nieuwe vrijwilligers.
1. SPEEL IN OP MOTIEVEN
Waarderingsbeleid houdt rekening met de behoeften en wensen van vrijwilligers. Een individuele benadering is hierbij belangrijk, want waarderen is maatwerk. Bij het zoeken naar de juiste vorm van waarderen en belonen is het belangrijk om aan te sluiten bij de wensen van vrijwilligers.
2. WAARDERING EN BELONING: REGEL HET GOED
Waardering en beloning zijn één van de voorwaarden om vrijwilligers te behouden. Er zijn vaak meer manieren om vrijwilligers te belonen je mogelijk denkt. Welke beloning je geeft hangt af van de individuele behoefte van de vrijwilliger.
3. VRIJWILLIGERSVERGOEDING
Wil je als sportclub jouw vrijwilligers belonen voor hun inzet of tegemoet komen in onkosten? Dat is mogelijk. Je kan ervoor kiezen om te werken met een vrijwilligersvergoeding om vrijwilligers te bedanken/stimuleren.
BEHOUDEN
Naast het werven van vrijwilligers is het van belang om te investeren in het behouden van de huidige vrijwilligers. Het is niet vanzelfsprekend dat zij verbonden blijven aan de sportclub. De uitdaging is om aantrekkelijk te blijven voor vrijwilligers. Blijf de onderwerpen van de twee eerder besproken B’s (begeleiden en belonen) voortdurend checken. En vul ze aan met onderstaande.
1. BLIJF VRIJWILLIGERS VOLGEN
Vrijwilligers doen hun werk niet voor niets en hebben ze elk zo hun eigen motieven. Blijf verwachtingen en wensen checken bij vrijwilligers, zeker als ze al wat langer bij de sportclub actief zijn. Na verloop van tijd kunnen immers nieuwe wensen ontstaan.
2. WEES FLEXIBEL
De omstandigheden van vrijwilligers kunnen veranderen en kunnen een aanleiding geven om te stoppen. Om dit te voorkomen is het belangrijk op de hoogte te zijn van de veranderende omstandigheden en hier op flexibel te reageren. Het is ook mogelijk dat vrijwilligers na een bepaalde tijd open staan voor een andere taakinvulling. Kijk eens in de club of daar ruimte voor is. Het geeft in veel gevallen weer nieuwe energie.
3. ZORG VOOR INTERNE COMMUNICATIE EN INSPRAAK
Interne communicatie en inspraak bevordert de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de sportclub en levert informatie op over hun ideeën, wensen en behoeften. Door te vragen en te luisteren naar mogelijke verbeteringen, blijf je als sportclub ook aantrekkelijk.
BEEINDIGEN
Het is vervelend als een vrijwilliger wilt stoppen. Het klinkt misschien raar, maar wie investeert in afscheid nemen, heeft daar in de toekomst profijt van. Door rekening te houden met een paar zaken kan de sportclub voorkomen dat andere vrijwilligers ook stoppen.
1. ACHTERHAAL DE REDEN
Neem de aankondiging van een (mogelijk) vertrek niet voor kennisgeving aan, maar achterhaal de reden via een persoonlijk gesprek of formulier. De sportclub doet er verstandig aan de oorzaken aan te pakken. Welke reden er ook aan het afscheid ten grondslag ligt, het is belangrijk om op een prettige manier uit elkaar te gaan.
2. VERRAS EEN VERTREKKENDE VRIJWILLIGER
Voor de vrijwilliger en voor de sportclub is het goed om de relatie positief af te sluiten. Laat ondanks het vertrek jullie waardering voor de gegeven inzet blijken. De waardering kan afhangen van de betrokkenheid en inzet van de vrijwilliger, maar zorg dat het aansluit bij de persoonlijke wensen van de betreffende vrijwilliger (andere hobby’s, religie of culturele achtergrond).
3. ZORG VOOR EEN TIJDIGE OVERDRACHT
Door het vertrek kan er een nieuwe vacature ontstaan. Is er al een nieuwe vrijwilliger gevonden? Communiceer dit tijdig binnen de sportclub. Heeft een nieuwe vrijwilliger zich nog niet aangediend, start dan zo snel mogelijk met werven. Wellicht kan de functie worden verdeeld over meerdere personen.
4. BESPREEK TERUGKOMMOGELIJKHEDEN
Hoe komt de vrijwilliger terug als hij/zij dat wil? Het is altijd goed om de deur open te houden, want goede vrijwilligers zijn altijd welkom. Bespreek de mogelijkheid om ooit weer terug te keren als vrijwilliger – ook voor een andere functie binnen de sportclub. Zo voorkomt je dat hernieuwd contact in de weg staat.
FORMULIEREN DOWNLOADEN
Hieronder staan een aantal downloadbare formulieren. Deze zijn om te printen of digitaal in te vullen. Vanuit de pdf’s bij de 6 B’s wordt direct verwezen naar deze formulieren.
