Hoe houd je vrijwilligers tijdens coronacrisis betrokken?

“Zonder vrijwilligers geen sport” is een vaak gedane uitspraak. Helaas is ‘’zonder sport geen vrijwilligers’’ nu van toepassing. Het coronavirus bezorgt vele verenigingsbestuurders flink wat kopzorgen. Het is onzeker tot wanneer dit gaat duren. 

Veel verenigingen zijn nu bezig met prioriteiten stellen: wat doe ik met de trainers, hoe kan ik een compensatiemaatregel aanvragen, wat betekent sluiting van de vereniging voor mijn leden en hoe blijf ik in contact met ze? In dit rijtje mogen we zeker niet de vrijwilligers vergeten. Houd ze betrokken, blijf ze aandacht geven, bedank ze, want na de crisis heb je ze ook weer keihard nodig.  

Wij delen in dit artikel graag een aantal tips en mogelijkheden om deze periode goed door te komen.  

  1. Check regelmatig hoe het gaat met je vrijwilligers
    Het is belangrijk om het contact te behouden met je vrijwilligers, ook als je activiteiten niet door kunnen gaan. Als je weer kunt starten, wil je natuurlijk graag weer kunnen bouwen op je vrijwilligers. Al kun je niet meer bij elkaar komen, er zijn genoeg handige digitale middelen om met elkaar te communiceren. Zijn er vrijwilligers ziek of kwetsbaar? Laat weten dat je aan ze denkt. 
  2. Communicatie in deze onzekere periode
    Een van de redenen waarom vrijwilligers stoppen is een gebrek aan informatie. Vrijwilligers moeten niet het gevoel krijgen dat er van alles speelt bij ‘hun’ vereniging waar ze geen weet van hebben. Dat speelt nu in deze periode meer dan ooit.

Deel enerzijds feitelijke informatie omtrent het coronavirus. Sommige berichten die op social media rondgaan, zijn onjuist of bevatten zelfs gevaarlijke onwaarheden. Baseer de berichten op die van de gemeente Utrecht, Rijksoverheid, NOC*NSF en het RIVM.  

Vertel aan de andere kant ook hoe de coronacrisis en alle maatregelen de vereniging op dit moment raakt. Geef inzicht in de vraagstukken waarmee de vereniging bezig is. Bijvoorbeeld welke financiële gevolgen heeft het coronavirus voor de vereniging? Wees daarbij eerlijk, open en transparant, hierdoor kun je op steun rekenen van vrijwilligers. Het is van belang dat sportverenigingen haar onzekerheden en gevoelens naar buiten brengen; ook voor het bestuur is het namelijk een onzekere periode. Door de gevolgen te communiceren bouw je vertrouwen op en dat is wat er in deze tijd nodig is. Breng dit over op een positieve manier: dat we er samen weer bovenop komen.  

Voorbeelden voor communicatie met je vaste vrijwilligers in corona-tijd: 

  • Houd een online spreekuur waarbij je je vrijwilligers uitnodigt in te bellen en vragen te stellen 
  • Organiseer een online vergadering met je belangrijkste vrijwilligers of bijvoorbeeld alle commissievoorzitters 
  • Laat de voorzitter of een ander bestuurslid een vlog maken en post die op je website speciaal voor je vrijwilligers.  
  • Of maak een video zoals voetbalclub SC ’t Gooi uit Hilversum.  Het bestuur heeft een video gemaakt om alle vrijwilligers, leden, en betrokkenen een hart onder de riem te steken. Ze laten zien wat het gemis betekent voor hen. Op beeld is te zien wat het voor vrijwilligers betekent die zich steeds weer inzetten voor de club om alles tot in de puntjes te regelen. Ze kunnen niet naar de vereniging, waar ze wel naar toe zouden willen gaan. De boodschap van de video is: ‘samen staan we sterk’ 
  1. Vrijwilligerstaken onmogelijk? Echt niet!
    Voorlopig blijven alle sportverenigingen de komende periode gesloten door de coronamaatregelen en is het onbekend hoe lang dit gaat Naast trainingen en wedstrijden, zijn fysieke bijeenkomsten en vergaderingen afgelast. Vrijwilligerstaken worden hierdoor lastiger, maar zeker niet onmogelijk. 

Verenigingen zijn de plek voor mensen om samen te komen, wat in deze tijd ter plaatse niet mogelijk is. Maar denk in kansen en mogelijkheden! Het is voor iedereen een onzekere en moeilijke tijd. Onderzoek wat nog wel mogelijk is en bedenk samen met vrijwilligers oplossingen om in verbinding te blijven met elkaar. Veel van je vrijwilligers zitten thuis en vervelen zich misschien. Daar liggen kansen.   

 Kijk ook waar de behoefte ligt van de vrijwilligers. Wat kunnen zij nog wel doen? Wat gaat de vereniging in deze periode nog wel oppakken waar ze betrokken bij kunnen zijn? Je kunt bijvoorbeeld vrijwilligersklussen uitzetten die vanuit huis of op de vereniging met 2-3 mensen gedaan kunnen worden. Zo kan er alvast gekeken worden naar volgend seizoen. Of pak een klus aan die al een tijd ligt en waar jullie maar niet aan toe komen. Inventariseer deze vrijwilligerstaken en stuur op de uitvoering van deze taken. Zo vertelde Kampong Hockey op 2 april tijdens het online corona crisis spreekuur van SportUtrecht dat zij vrijwilligers en betaalde krachten inzetten op klusjes op de vereniging die gedaan moet worden 

Waak hierbij wel voor de valkuil dat je als bestuur alleen aan het zenden bent. Laat vrijwilligers zelf met ideeën komen om samen of individueel iets op te zetten als ze dat willen of er nu extra tijd voor hebben. We merken dat er binnen de sport grote bereidheid is om de negatieve gevolgen omtrent de sportvereniging samen te dragen. Leden en vooral vrijwilligers willen juist nu helpen en betrokken blijven. De solidariteit is groot. 

  1. Spreek waardering uit voor je vrijwilligers
    Ook al loopt dit sportseizoen op een rare manier ten einde, vergeet niet om waardering uit te spreken voor vrijwilligers die zich het afgelopen seizoen hebben ingezet. Allereerst om hen te bedanken. Maar vooral om hen publiekelijk in het zonnetje te zetten en daarmee het vrijwilligerswerk te promoten op jouw vereniging. Je laat zo zien hoe belangrijk vrijwilligers zijn voor de vereniging. Vrijwilligers verdienen de waardering en de vereniging moet ervoor zorgen dat zij zich ook in de toekomst blijven inspannen. Voor het waarderen van vrijwilligers bestaan verschillende mogelijkheden. Laat de begroting het toe, denk dan aan een klein presentje zoals een bos bloemen voor je vaste groep vrijwilligers. Maar een handgeschreven kaartje valt ook zeker in goede aarde! Of denk aan een videoboodschap van het bestuur, plaats een stukje in de nieuwsbrief of op de website waarin je de vrijwilligers heel nadrukkelijk bedankt voor hun inzet. Als de maatregelen het toestaan is het misschien zelfs mogelijk om in de zomer nog een vrijwilligersborrel te organiseren op je club. Zo kun je samen afsluiten en samen vooruitkijken op het nieuwe seizoen.

Heb je nog geen vastgesteld vrijwilligersbeleid met daarin een waarderingsbeleid? Dan is het nu wellicht een uitgelezen moment om hier aandacht aan te besteden.  

TIP: In deze periode kunnen er ondanks alles nog steeds aanvragen gedaan worden voor het Utrechts Sportakkoord. De challenge sportaanbieders van € 750 kan het hele jaar door worden aangevraagd. Mocht je nog geen aanvraag hebben gedaan dan is het mogelijk om voor de waardering van vrijwilligers een aanvraag te doen 

Een crisis brengt ook het beste in mensen naar boven! Wij horen graag jouw tips en initiatieven met betrekking tot vrijwilligers betrokken houden, zodat we sportverenigingen er mee kunnen inspireren. 

Benieuwd hoe je binding kan houden met leden? Lees dan ook het artikel  Hoe houd je de leden van jouw club betrokken tijdens de coronacrisis? of kijk hier voor de veelgestelde vragen.    

https://www.sportutrecht.nl/wp-content/uploads/2018/12/balk.png

@copyright SportUtrecht 2018

Top