Nu het coronavirus grondig om zich heen slaat in Nederland en een grote impact op de sportclubs achterlaat, ontstaat steeds meer de behoefte om leden mee te nemen in wat dit voor de iets langere tijd gaat betekenen voor jouw club. We zien dat veel verenigingen de eerste feitelijke crisis communicatie prima op orde hebben en vele nieuwe digitale communicatievormen met succes hebben ingezet. Die eerste communicatiefase was vooral gericht op informeren over het coronavirus en de onmiddellijke gevolgen dit dat had, namelijk de sluiting van de club en het complex.

Nu is fase twee aangebroken: het wordt belangrijk om je stakeholders duiding te geven over de langdurige effecten die de maatregelen hebben op de vereniging. Door je transparant en open op te stellen en actief te zoeken naar interactie met je leden vrijwilligers en stakeholders, bouw je aan vertrouwen en binding voor de toekomst. Het bericht dat de buitensportclubs voorzichtig, en alleen nog voor de jeugd, mogen opstarten is goed nieuws en moet gedeeld worden met al je stakeholders. In de eerste plaats natuurlijk de leden die onder bepaalde voorwaarden weer naar het complex mogen komen om te sporten maar ook voor je vrijwilligers en externe relaties. Dit is de fase waarin je de betrokkenheid hoog wilt houden met het oog op het aflopen van het seizoen en het binden van je leden.

Langzamerhand denken clubs ook al na over fase drie: wat doen we na het coronatijdperk? Hoe geven we vorm aan het “nieuwe normaal’? Welke scenario’s zijn er voor de leden om te kunnen sporten binnen de maatregelen van het kabinet? Wat betekent het voor het nieuwe seizoen en mogelijke opzeggers. Wil je als club een handreiking doen als leden om financiële redenen zouden moeten opzeggen? Dat zijn de vragen die de vereniging zich stelt en waar je je stakeholders zoveel mogelijk in meeneemt. Doel van deze communicatiefase is om perspectief te bieden aan je leden en de andere stakeholders in een veranderende maatschappij.

Je leden zijn je eerste doelgroep, maar belangrijk voor fase 2 en 3 is om vooral ook je andere stakeholders mee te nemen in de uitdagingen die voor de deur staan. Onderstaande communicatiematrix kan je helpen met het opstellen van een communicatieplan voor de tweede en derde fase staan. Onderstaande communicatiematrix kan je helpen met het opstellen van een communicatieplan voor de tweede en derde fase.

1. Maak het proces zichtbaar Leg uit welke beslissingen er genomen worden binnen de vereniging om de gevolgen van de coronacrisis te beheersen. Niet iedereen zal het met elke keuze eens zijn, maar de transparantie van het proces maakt keuzes begrijpelijker en wekt vertrouwen.
2. Zorg voor regelmatige updates Geen nieuws is alleen goed nieuw in goede tijden. Nu is het advies om juist op regelmatige basis in nieuwsupdates te voorzien. Ook als er geen beslissingen te vermelden zijn, is het voor leden, vrijwilligers en andere stakeholders goed om te weten dát er achter de schermen hard gewerkt wordt en waaraan. Tot de rust enigszins is teruggekeerd, is het daarom verstandig om op gezette momenten updates te geven.
3. Geef ruimte aan het gesprek Het zijn verwarrende tijden, waarin leden, vrijwilligers en andere stakeholders van je vereniging vragen zullen hebben. Door die vragen te faciliteren, krijg je waardevolle input over het sentiment en de uitdagingen die ontstaan en andere nieuwe inzichten.
4. Laat leden meedenken Het kan interessant zijn om in deze turbulente tijden het creatieve vermogen en de gezamenlijke denkkracht van je leden en je vrijwilligers te gebruiken. Zet bijvoorbeeld groepen of kanalen op waarin ze mee kunnen denken over hoe je als club straks de sport weer kan opstarten. Hoe je als club zo normaal mogelijk kunt blijven functioneren ondanks alle beperkingen. Welke uitdagingen zijn er en welke ideeën zijn er om die het hoofd te bieden? Is er misschien mogelijkheid tot nieuw tijdelijk sportaanbod?

Een communicatieplan opstellen is altijd een dynamisch project. Er komt in tijden van crisis zoveel informatie op alle groepen af dat het een uitdaging is om altijd actueel te blijven. Stel dus een klein communicatieteam samen die de coördinatie doet en de acties uitvoert en zorg ervoor dat zij met mandaat vanuit het bestuur snel en zelfstandig kunnen handelen. Bouw evaluatiemomenten en gebruik de ervaringen van je ‘mensen uit het veld’ (zoals de trainers, teammanagers en aanvoerders) om je communicatie aan te scherpen. Diverse verengingen in Utrecht zijn zeer innovatief, creatief en snel gebleken in hun communicatie. We delen graag wat goede voorbeelden.

• video: https://www.afc.nl/nieuws?c=1&id=6354

• Sportieve challenges voor de leden en door de leden

• Team Spirit bij RUS 

• VV Utrecht organiseert elke dag een activteit voor leden, zoals kookworsshops 

• Top Judo Utrecht heeft elke vrijdagavond de kantine online geopend met een kennisquiz over judo via Skype

• Utrecht Dominators ‘speelt’ King Bowl wedstrijd online
• Met het bord op schoot quiz

Heb jij ook een goed voorbeeld? Deel deze dan met ons zodat we deze toe kunnen voegen aan dit rijtje.