Digitale ALV, tips en tricks

Het coronavirus heeft het dagelijks leven in Nederland op zijn kop gezet. We moeten thuisblijven en zijn massaal overgegaan op digitaal werken en digitaal met elkaar in verbinding staan. De meeste verenigingen kunnen volgens hun statuten normaal gesproken niet een ALV volledig online laten verlopen. Met de noodwet is daar tijdelijk verandering in gebracht.

Woensdag 22 april is de spoedwet ALV aangenomen in de eerste kamer. Op 24 april is deze in de staatcourant gepubliceerd en zelfs met terugwerkende kracht geldig vanaf 16 maart 2020 tot 1 september 2020, met mogelijkheid tot verlenging. Het kan wenselijk zijn om de statuten en reglementen van de vereniging aan te passen, zodat een digitale ALV altijd mogelijk is. Ook is in de noodwet opgenomen dat de ALV vier maanden mag worden uitgesteld, ook al staat in de statuten dat de ALV voor een bepaalde datum gehouden moet worden.

Hoe zorg je voor een geldige digitale ALV?

  • Kondig de vergadering tijdig aan bij alle leden, met een agenda en vergaderstukken; (je hebt dus e-mailadressen van de leden nodig)
  • De algemene vergadering is door alle leden te volgen via een elektronisch communicatiemiddel en/of platform.
  • Leden moeten (elektronisch) vragen kunnen stellen tot 72 uur voor de vergadering. De antwoorden op deze vragen moeten voor alle leden inzichtelijk zijn, uiterlijk op de ALV zelf. Ook tijdens de vergadering moeten er nog vragen gesteld kunnen worden en zoveel mogelijk beantwoord worden.
  • Indien er gestemd wordt, dienen alleen leden mee te kunnen doen met de stemming en moet geverifieerd kunnen worden dat een lid slechts een keer zijn stem uitbrengt.

Digitale ALV, tips en tricks

  1. Kies een platform om digitaal te vergaderen (en neem er indien nodig een abonnement op). Enkele voorbeelden:
  2.  Kies een stemtool, als er gestemd moet worden en schat in hoe complex of eenvoudig de gewenste besluitvorming is. Enkele voorbeelden van stemtools zijn:
    • Votecompany: geschatte kosten €150 per vergadering. Als live-begeleiding nodig is, komen er kosten bij. Lees ook ervaring van Orca.
    • Online ALV :  geschatte kosten € 150 per jaar, plus € 0,95 per stem.Het is ook mogelijk om de ‘raise hands’ functie in Zoom en Microsoft Teams te gebruiken.
  3. Overweeg een speciale microfoon, als je met meer bestuursleden in een ruimte zit, om echo’s te voorkomen.
    Er zijn bepaalde bluetooth speakers die tevens kunnen dienen als microfoon. Deze microfoon is omnidirectioneel dus makkelijk om met meerdere mensen te vergaderen op één plek. Zie hier een voorbeeld.
  4. Goede voorbereiding is het halve werk:
    • Verspreid de agenda en stukken tijdig via e-mail en/of stel deze beschikbaar op de website van de club.
    • Geef gelegenheid tot vragen stellen, tot 72 uur voor de vergadering.
    • Maak een (PowerPoint)presentatie met daarin de agenda en stukken van de vergadering, indien nodig.
    • Verdeel in het bestuur de vier rollen voor de digitale ALV:
      1.  voorzitter, die leidt de vergadering
      2. bestuurslid, die een agendapunt inhoudelijk toelicht (bijvoorbeeld aan de hand van een presentatie)
      3. notulist, voor de verslaglegging achteraf
        Tip: via ZOOM en Microsoft Teams is het ook mogelijk om de vergadering op te nemen en deze video kan later worden gedeeld met alle leden.
      4. bestuurslid die de chatbox in de gaten houdt.
  5.  Biedt hulp aan leden die moeite hebben met de digitale omgeving.
    • maak vooraf een telefonische afspraak om uitleg te geven en/of ze op weg te helpen.
    • Overweeg een hybride vergadering, met max 30 mensen aanwezig in een ruimte en de andere leden die de vergadering online bijwonen.
  6.  Heet de aanwezigen welkom en identificeer de leden en noteer de namen.
  7. Indien er gestemd gaat worden:
    • Check of iedereen toegang heeft tot de stemtool dan wel de raise-hand functie kan gebruiken.
    • Indien van toepassing: machtigingen inventariseren.
  8. Na afloop van de digitale vergadering worden alle vergaderstukken en uitslagen van stemmingen gedeeld met alle leden via de mail en/of online beschikbaar gesteld als download.

Online ALV in statuten regelen?
De geldigheid van de noodwet is beperkt. Daarom kun je overwegen om de statuten en reglementen aan te passen. Zie bepalingen hieronder, die aan de ALV kunnen worden voorgelegd.

Vragen of opmerkingen? Neem contact op met:
https://www.sportutrecht.nl/wp-content/uploads/2018/12/balk.png

@copyright SportUtrecht 2018

Top