De Algemene ledenvergadering (ALV) is de mogelijkheid voor alle leden om zich te uiten. Ofwel door een stem uit te brengen, ofwel door met andere leden in gesprek te gaan. Hoewel het bestuur in principe de koers uitzet, is het voor de vereniging van groot belang om juist nu de waarde van de ALV te benutten. Het gaat hier tenslotte om de kijk van de leden waar je in essentie voor verenigt en organiseert. Vanwege de coronacrisis hebben veel ALV’s online plaatsgevonden. Dit is een goed alternatief om de ALV door te laten gaan, maar soms een lastigere vorm om inhoudelijk met elkaar in gesprek te gaan. Benut daarom dit moment van versoepelingen om met leden in gesprek te gaan, en blijf de voordelen van online-vergaderen benutten. 
 

Aansluiting vinden bij je leden 

Voor vele bestuurders is het lastig gebleken om aansluiting te vinden met de leden tijdens de coronacrisis. Er zijn minder momenten geweest om uit te wisselen op de club, en als de ALV heeft plaatsgevonden in een online-setting was discussie soms beperkt door het gebruikte medium. Juist daarom zullen de komende ALV’s extra waardevol zijn, maar ook extra spannend…  

“Gaat de ALV instemmen met onze voorstellen?”, “Hoe gaan we om met kritische leden?”, “wil de ALV eigenlijk niet heel wat anders?” Als dit soort vragen opkomen is het advies is om vooraf aansluiting te vinden bij een aantal (groepen) leden. Betrek deze bij het onderwerp, noteer verschillende standpunten en benut deze tijdens de ALV door ze mee te nemen in de aanleiding van het vraagstuk. Zo is het bestuur voorbereid en zijn vanzelfsprekendheden benoemd. De ALV kan zich focussen op het daadwerkelijke onderwerp en hier een verdiepingsslag in maken.  

En als de ALV niet eensgezind is hoeft dit niet een probleem te zijn. Wel is het zaak om transparant te zijn in het besluitproces, de overwegingen en de beoogde gevolgen. Voel daarbij aan wanneer het moment is om te stellen: “we hebben genoeg input gekregen, en komen binnenkort met een voorstel dat hier rekening mee houdt”. Vaak krijg je in korte tijd al 90% van de bruikbare informatie uit de groep, en ben je productiever als je de laatste 10% in een kleiner verband aanscherpt. 

En wat leren we van de digitale ALV’s?  

Sinds maart 2020 moeten alle sportverenigingen gedwongen hun ALV digitaal organiseren. Nu er licht aan het eind van de tunnel lijkt te zijn, blijkt de behoefte om weer fysiek met de leden bij elkaar te kunnen komen voor de ALV groot. Tegelijkertijd hebben we de afgelopen anderhalf jaar geleerd dat de digitale ALV voordelen met zich meebrengt, en dat verschillende verenigingen erg positieve ervaringen hebben gehad met het organiseren ervan. Zo blijkt uit een enquête van SportUtrecht onder andere dat de digitale ALV gemiddeld meer leden trekt (+22%), en dat deze ook minder tijd in beslag neemt (gemiddeld 18 minuten korter). Daarnaast geven de respondenten aan dat het digitaal organiseren van de ALV niet meer moeite kost, en dat het in het algemeen positief wordt ervaren. 

Ook roeivereniging Orca en PVDV Tennis hebben digitale ALV’s gehouden, en hier werd binnen de vereniging enthousiast op gereageerd. Oud-voorzitter van Orca, Ross Goorden en voorzitter van PVDV Tennis, Petra Jungjohann vertellen hierover. Ross Goorden geeft aan dat zowel leden als bestuursleden erg positief waren over de digitaal georganiseerde ALV. Doordat het bestuur van Orca vooraf de digitale ALV goed had voorbereid en geoefend, verliep het vergaderen en stemmen heel soepel. Petra Jungjohann merkte ook dat leden overwegend positief waren over de digitale ALV, en dat er zelfs leden waren die vroegen of de ALV voortaan vaker op deze manier georganiseerd kon worden. Dit was terug te zien in de ledenopkomst, die bij PVDV Tennis ongeveer anderhalf keer zo groot was als bij de voorgaande fysieke ALV’s.  

Als we hen vragen of ze nog tips hebben voor het organiseren van een digitale ALV, komen ze met een aantal aanbevelingen. Ross Goorden geeft aan dat het vooral belangrijk is om binnen het bestuur goed af te stemmen hoe de ALV geleid zal worden en om de digitale omgeving vooraf te testen. Zo voorkom je dat je op de avond zelf voor onverwachte situaties komt te staan. Petra Jungjohann zegt hiernaast dat het belangrijk is om vooral een platform te kiezen waar één of meerdere bestuursleden al bekend mee zijn. Op deze manier kost het technische gedeelte van de digitale ALV een stuk minder moeite en energie. Daarnaast is het volgens Petra Jungjohann vooral belangrijk dat het platform aan twee zaken voldoet, namelijk dat er door de leden zowél gepraat als gechat kan worden, en dat het platform over een stemfunctie beschikt. Doordat de leden bij de digitale ALV van PVDV Tennis de kans kregen om via zowel de chat als de hand-omhoogfunctie vragen te stellen, voelden álle leden zich betrokken en konden ook de leden die nieuw zijn binnen de vereniging of zich niet zo prominent laten horen, hun vragen stellen. Het advies van Petra Jungjohann is dan ook om vooral heel open te staan voor de chat en zo op verschillende manieren het contact te zoeken met je leden.  

Kortom, de digitale ALV heeft ons laten zien dat het ook mogelijk is om online je leden te betrekken bij de besluitvorming binnen de vereniging, en dat sommige leden hier zelfs voorkeur voor hebben. Denk dus vooral als bestuur na over hoe jullie de ALV in de toekomst vorm willen geven; doen jullie alles weer fysiek, schakelen jullie volledig over op digitale ALV’s of organiseren jullie een hybride variant? Zorg bij het maken van deze keuze in ieder geval dat de leden geraadpleegd worden, zodat je hen nog beter kan betrekken bij de vereniging! 

Heb je als bestuurder nog geen ervaring met de digitale ALV en vraag je je af waar je allemaal aan moet denken? Klik dan hier voor een stappenplan voor het houden van de digitale ALV. 

Voor meer informatie over de ALV tijdens coronatijd, klik je op deze link, en voor meer informatie over de wettelijke kaders van de ALV, klik je op deze link.