Algemene Ledenvergadering in tijden van Corona

Het coronavirus heeft het dagelijks leven in Nederland op zijn kop gezet. We moeten thuisblijven en zijn massaal overgegaan op digitaal werken en digitaal met elkaar in verbinding staan. Voor veel verenigingen staat binnenkort de Algemene Ledenvergadering (ALV) op de planning. Hieronder antwoord op de vraag of en hoe het mogelijk is om een digitale ALV te organiseren in deze periode.

Woensdag 22 april is de spoedwet ALV aangenomen in de eerste kamer. Op 24 april is deze in de staatcourant gepubliceerd en zelfs met terugwerkende kracht geldig vanaf 16 maart 2020. Neem echter de tijd om het goed voor te bereiden, want er zitten nog wel een aantal haken en ogen aan een digitale of hybride ALV.

ALV digitaal organiseren, mag dat?

Met de huidige technologie is het mogelijk om een ALV digitaal te organiseren. Zo zijn er verschillende onlinevoorzieningen waar je als vereniging gebruik van kunt maken. Maar mag dit ook? De meeste verenigingen hebben in hun statuten niets opgenomen over een digitale ALV. Dankzij de spoedwet is (tijdelijk) een digitale ALV toegestaan. Ook is in de noodwet opgenomen dat de ALV 4 maanden mag worden uitgesteld, ook al staat in de statuten dat de ALV voor een bepaalde datum gehouden moet worden.

Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, onder voorwaarde dat:

  1. De vergadering tijdig is aangekondigd aan alle leden, met een agenda en vergaderstukken;
  2. De algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is;
  3. De leden moeten (elektronisch) vragen kunnen stellen tot 72 uur voor de vergadering. De antwoorden op deze voor alle leden inzichtelijk zijn, uiterlijk op de ALV zelf. Ook tijdens de vergadering moeten er nog vragen gesteld kunnen worden en zoveel mogelijk beantwoord worden;
  4. Indien er gestemd wordt, dienen alleen leden mee te kunnen doen met de stemming (en slechts eenmaal) en moet er geverifieerd worden dat een lid slechts een keer zijn stem uitbrengt.

Wat betekent dit voor de sportverenigingen in Utrecht?

SportUtrecht werkt samen met de gemeenten Amsterdam en Den Haag en sportorganisatie Rotterdam Sportsupport aan een pilot van de hybride ALV voor sportverenigingen. Wij worden ondersteund door de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht om binnen de juridische kaders te kijken wat mogelijk is.

In de maand juni willen we met enkele clubs uit Utrecht ervaring opdoen met een of meerdere tools, die op dit moment ontwikkeld worden.

Pilot in de praktijk

De pilot van de hybride ALV zal er in de praktijk als volgt uitzien:

  1. Minimaal 3 bestuursleden zijn fysiek in een ruimte aanwezig en te volgen via een livestream.
  2. Leden kunnen vooraf vragen stellen die meegenomen worden in de ALV.
  3. Minimaal drie bestuursleden komen fysiek bij elkaar en houden een algemene ledenvergadering. Deze ALV wordt door middel van een livestream uitgezonden en is voor alle leden toegankelijk. De livestream wordt in zijn geheel live uitgezonden in een besloten omgeving. Alle leden moeten inloggen in deze omgeving en worden op deze manier geïdentificeerd.
  4. Naast de livestream wordt het online stemmen georganiseerd door gebruik te maken van een online tool, waarbij ieder lid maximaal één keer zijn/haar stem kan uitbrengen.
  5. Na afloop van de digitale vergadering worden alle vergaderstukken en uitslagen van stemmingen gedeeld met alle leden via de mail en/of online beschikbaar gesteld als download.

Conclusies

Ons advies is dat het nu het meest verstandig om de ALV uit te stellen tot minimaal juni2020. Dan hebben de besturen en de sportclubadviseurs van SportUtrecht voldoende tijd om het een en ander voor te bereiden en kunnen we toegang verlenen tot een betrouwbare wijze van stemmen.

Een volledig digitale ALV behoort nu ook tot de legale mogelijkheden

Meer informatie?

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Of wil je je vereniging aanmelden om deel te nemen aan de pilot? Neem dan contact op met:

https://www.sportutrecht.nl/wp-content/uploads/2018/12/balk.png

@copyright SportUtrecht 2018

Top